Première partie d'un article en 3 parties : deuxième partie, troisième partie

Et si vous aviez vos recettes et vos dépenses dans un même tableau pour gérer votre trésorerie ? Avant tout, assurez d’utiliser Office 365 avec les dernières mises à jour car nous allons utiliser les dernières fonctionnalités d’Excel. Vous pourrez d’ailleurs réutiliser ce que vous allez apprendre dans de nombreux autres cas.

Tout d’abord, ouvrez l’application Reedy TPE puis affichez les recettes puis les dépenses.

PARTIE I : RECETTES

Revenez ensuite à l’onglet recettes :

Sélectionnez n’importe quelle cellule du tableau des recettes.

Dans le ruban, cliquez sur Données > Récupérer et transformer des données > A partir d’un tableau ou d’une plage

Vous allez arrivez sur l’éditeur Power Query. Ne prenez pas peur, nous allons avancer pas à pas.

Power Query permet de récupérer et transformer des données pour, entre autres, regrouper les données dans un même tableau.  Nous allons voir tout ça ensemble.

Nous allons à présent nous poser deux questions

  1. Le type de chaque colonne est-il correct ?
  2. Quelles sont les colonnes communes aux recettes et aux dépenses ?

Pour le type, il suffit de regarder la petite icône à gauche du titre de chaque colonne. Par exemple, pour la date de facture, nous pouvons voir :

Il s’agit de l’icône correspondant au type date/heure. Pour cette date, un type date sera plus approprié. Nous allons donc modifier le type pour mettre date.

Faites un clic-droit sur le titre de la colonne « Date facture » puis Modifier le type > Date.

Une fenêtre apparaît alors :

Cliquez sur « Remplacer l’actuelle ».

A présent, la date est au bon type :

Nous allons procéder ainsi pour les colonnes suivantes :

  • H.T. : Le type Entier ne correspond pas à nos besoins. Ici, Power Query n’a repéré que des nombres entiers et il propose donc ce type. Peut-être que vous avez des valeurs avec décimales, dans ce cas, vous devriez déjà avoir le bon type. Mauvais type : 123, Bon type : 1.2. Il faudra donc modifier le type en Nombre décimal.
  • Date Opération : même manipulation que pour la date de facture.
  • Date de valeur : même manipulation que pour la date de facture.

Maintenant, tous les types sont corrects. Nous allons donc nous poser la seconde question : Quelles sont les colonnes communes aux recettes et aux dépenses ? Et ces colonnes sont-elles utiles pour notre tableau commun ?

Reprenons l’ensemble des colonnes en les divisant en trois parties:
Colonnes communes

  • Index : Colonne dont nous n’avons pas besoin pour notre tableau final.
  • Date facture
  • n° fact.
  • Description
  • Nature
  • H.T.
  • TVA
  • TTC
  • Payé
  • Date opération
  • Date valeur
  • Compte
  • Notes

Colonnes uniquement dans recettes

  • Taux TVA

Titres à modifier pour avoir la même colonne.

  • Client : Nous allons la renommer en « Tiers » afin d’avoir le même titre pour les clients et fournisseurs
  • Catégorie : Nous allons la renommer « Catégorie 1 » afin qu’elle corresponde à la première catégorie des dépenses.

Donc après analyse, voici les actions qu’il nous reste à réaliser :

  1. Supprimer les colonnes Index et Taux TVA
  2. Renommer la colonne « Client » en « Tiers »
  3. Renommer la colonne « Catégorie » en « Catégorie 1 ». Vous pouvez même lui donner un autre nom si cela vous convient mieux (mais il faudra alors renommer la catégorie 1 des dépenses avec le même nom).

Supprimer une colonne
Pour supprimer l’index : Clic-droit sur la colonne puis Supprimer.

Pour supprimer le Taux TVA : Clic-droit sur la colonne puis Supprimer.

Renommer les colonnes
Il suffit de double-cliquer sur le titre de la colonne pour lui entrer le nouveau nom.

Ajout d'une colonne
Il ne nous reste plus qu’une seule manipulation : Ajouter une colonne qui nous permette de repérer que nos lignes correspondent à des recettes.

Dans le ruban, allez dans Ajouter une colonne puis Général > Colonne personnalisée.

Une fenêtre apparaît, remplissez les champs comme sur l’écran ci-dessous :

  1. Nouveau nom de colonne : RecDep
  2. Formule de colonne personnalisée : "1.Recettes"
  3. Cliquez sur OK

Une nouvelle colonne a été ajoutée et nous en avons terminé ou presque pour les recettes.

Vous pouvez remarquer que l’icône à côté du nouveau titre est ABC 123. Cela signifie qu’il n’a pas réussi à trouver le type de la colonne. Vous devrez alors modifier le type pour avoir un type « Texte » (ABC).

Il ne nous reste plus qu’à fermer et charger notre travail.
Dans le ruban, cliquez sur Accueil, puis dans Général, cliquez sur Fermer et charger, en bas du bouton, sinon, vous allez tout charger dans un tableau. Si cela arrive, je vous explique après cette manipulation comment corriger cela.

Vous revenez à présent dans Excel et une nouvelle fenêtre apparaît :

Choisissez « Ne créer que la connexion » et assurez-vous que « Ajouter ces données au modèle de données n’est pas coché. Ensuite vous pouvez cliquer sur OK. Vous pouvez voir un nouveau volet apparaître :

Si vous l’avez fermé malencontreusement, voici comment l’afficher à nouveau : Dans le ruban : Données > Requêtes et connexions.

Plus tôt, je vous disais que vous vous êtes peut-être trompé en ne mettant cliquant pas sur la bonne partie du bouton « Fermer et charger ». Voici comment corriger le problème : Sur la requête appelée « revenueTable », faire un clic-droit puis cliquez sur « Charger dans… »

Vous pouvez faire les sélections attendues :

PARTIE II : DEPENSES

Nous allons refaire les mêmes manipulations que pour recettes mais avec les dépenses. Pour cela, allez sur l’onglet Dépenses puis répétez les actions de la partie I.

Liste des actions à réaliser :

  • Sélectionnez n’importe quelle cellule du tableau des Dépenses.
  • Ruban Excel : Données > Récupérer et transformer des données > A partir d’un tableau ou d’une plage
  • Numéro de facture : le type doit être Texte.
  • Date facture : le type doit être Date.
  • Date d’opération : le type doit être Date.
  • Date de valeur : le type doit être Date.
  • Fournisseur : Modifier le Titre en mettant « Tiers ».
  • Supprimer la colonne Index.
  • Nous choisirons de supprimer uniquement la colonne Index.
  • La nouvelle colonne contient la valeur "2.Dépenses".
  • Multipliez les montants par -1 car les dépenses sont des flux négatifs et ce sera plus simple à comprendre si nous avons les recettes et les dépenses dans un même tableau : Sélectionnez d’abord la colonne TTC, puis dans le ruban, Transformer > Colonne nombre > Standard > Multiplier :
  • Et dans l’écran suivant, écrire -1 puis OK
  • Renouveler l’opération avec les colonnes H.T. et TVA.

Voici le résultat du tableau que vous venez de mettre à jour :

  • Fermer et charger.

Si tout a été bien suivi, vous devriez avoir les requêtes suivantes :

Première partie d'un article en 3 parties : deuxième partie, troisième partie

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