Module Dépenses ou Recettes

L'objectif est de vous montrer comment importer des données en trois étapes:

  • Export de vos données ;
  • Insérer le nombre de lignes à importer dans Reedy TPE ;
  • Copier / coller les données dans Reedy TPE.

Si vous souhaitez importez des données de dépenses, il faut vous rendre dans le module correspondant. Bien évidemment, s'il s'agit de recettes, il faudra aller sur le module du même nom.
Vous devrez donc séparer les recettes des dépenses dans vos données à importer.

Etape 1: Exporter les données

Avant d'importer les données, il vous sera nécessaire de les obtenir sous format Excel ou CSV (la plupart des logiciels propose l'export en csv). Et si vous utilisiez déjà Excel pour vos suivis, vous n'aurez qu'à organiser les données.
Ensuite, assurez vous d'avoir les colonnes suivantes dans l'ordre précisé ci-dessous:

Dépenses

n° fact., Date facture, Description, Fournisseur, Nature, TTC, TVA, H.T., Payé, Date opération, Date valeur, Compte, Catégorie 1, Catégorie 2, Notes.

Recettes

Date facture, n° fact., Description, Client, Nature, H.T., Taux TVA, TVA, TTC, Payé, Date opération, Date valeur, Compte, Catégorie, Notes

Certaines colonnes ont quelques particularités:

Pour les dépenses: 

  • La colonne H.T. sera recalculée automatiquement en additionnant le TTC et la TVA.
  • La colonne Payé doit être "Oui" ou "Non". Si vous ne savez pas, vous pouvez mettre "Non" par défaut et revenir ensuite modifier plus tard.

Pour les recettes:

  • Les colonnes TVA et TTC sont calculées d'après les montants HT et Taux TVA. 
  • La colonne Payé doit être "Oui" ou "Non". Si vous ne savez pas, vous pouvez mettre "Non" par défaut et revenir ensuite modifier plus tard.

Etape 2 : ajouter plusieurs lignes

Lorsque vous êtes sur le module Dépenses (ou Recettes), vous pouvez ajouter un nombre défini de lignes. Pour cela, cliquer sur le bouton comme présenté ci-dessous:

Avant de saisir le nombre de lignes à ajouter, il vous sera nécessaire de connaître le nombre de dépenses à importer.

Les lignes sont automatiquement rajoutées avec la valeur "Non" par défaut pour la colonne "Payé", comme lorsque vous ajoutez une seule ligne.

Etape 3: Copier / coller les valeurs

Préparation des données

Retournez sur votre fichier exporté et finalisez la préparation si cela n'est pas déjà fait (voir étape 1). Ensuite, sélectionnez les données (sauf ligne d'entête) et faites un CTRL + C ou clic-droit et copier.

Cas particulier des valeurs négatives

Pour les dépenses, il peut arriver que vos montants dans le fichier exporté comporte des valeurs négatives. Je vais vous montrer comment inverser le signe.

Dans une cellule vide, saisissez la valeur -1.
Sélectionnez les cellules concernées par l'inversion du signe. Dans l'exemple ci-dessus, ce sera les cellules F2 à H10.
Faites un clic-droit avec la souris, puis allez dans collage spécial et appliquez les paramètres suivants: "Valeurs" et "Multiplication" cochés.

Validez en cliquant sur OK. Vous données sont maintenant inversées au niveau du signe car nous les avons toutes multipliées par -1.

Coller les données dans Reedy TPE

Vos données ont donc été copiées. Il vous suffit à présent de revenir sur Reedy TPE, dans l'onglet Dépenses (ou Recettes), de vous positionner sur la cellule C6 et de faire CTRL + V.

Toutes les valeurs ont été copiées, donc importées. Les contrôles sur chaque donnée ont été faits.

Que s'est-il passé pour les montants Hors Taxes ?

Voyons un cas un peu particuliers.
Dans le fichier d'export, il se peut que certains montants soient erronés (problème de saisie ou de formule de calcul).
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le TTC est 180 euros, la TVA est de 30 euros. Le HT devrait être de 180 - 30, donc 150 €. Or il est inscrit 140 euros.
Lorsque vous importerez les données, le montant HT sera automatiquement corrigé en partant TOUJOURS des montants TTC et TVA.

Réaliser des copier / coller partiels

Il est également possible de décomposer les copier / coller ; par exemple, en commençant par copier les colonnes jusqu'aux montants non calculés puis à partir de la date d'opération.
Ceci est un exemple mais vous avez toute la liberté pour faire comme vous le souhaitez.
Et si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à utiliser la messagerie instantanée mise à votre disposition ou nous écrire à equipe@neoreeds.com.

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